8 consejos para organizar tu semana

En esta ocasión, quisiera compartir con ustedes algunos tips de cómo planificar la semana basándome en acciones que he puesto en práctica para organizarme y tratar de cumplir todas aquellas metas que me propongo al inicio de cada semana. Así que, sin más preámbulos… ¡Comencemos!

Haz un “brain dump”

Escribe una lista de todas aquellas actividades que te vengan a la mente sin un orden en particular ya sea en formato físico (papel, agenda, libreta…) o digital (utilizando una aplicación, documento de Word, Google Drive…).

Un “brain dump”, también conocido como volcado cerebral en español, es recurrir a la escritura como un medio para sacar todo aquello que está en nuestra mente, para liberar espacio y darnos así una perspectiva fresca sobre cómo afrontar la dichosa “To-do” lista.

Clasifica y agrupa las actividades de tu lista

Al releer tu lista, seguramente observarás que algunas actividades pertenecerán a categorías como las siguientes:

• Hogar
• Trabajo
• Hábitos
• Familia
• Social
• Proyecto personal
• Citas…

Mi recomendación es que, una vez que tengas identificadas las categorías a las cuales corresponden tus actividades, crees listas por categorías para analizar de forma más ordenada y sencilla cada una de las listas que creaste.

Identifica aquellas actividades que forman parte de tus hábitos y crea un sistema para monitorearlos

Quizás escribiste actividades como “Hacer ejercicio”, “Leer 30 min al día”, “Caminar 2 veces por semana”, “Meditar”, entre otras, que, más que ser actividades que se realizan esporádicamente, forman parte de tu rutina diaria. 

Si este es el caso, te recomiendo utilizar una aplicación como Loop Habit Tracker para dar seguimiento a aquellos hábitos que quieres incorporar, mantener o eliminar de tu rutina diaria. 

A inicios de este año descubrí esta aplicación y me encantó porque tiene una interfaz minimalista que te permite agregar los hábitos a los que quieres dar seguimiento tomando en cuenta la frecuencia (diario, semanal o mensual) con la que quieres realizarlos. Al concluir la actividad o al final del día, puedes abrir la aplicación y marcar aquellos hábitos que completaste durante el día. Según los datos que vas introduciendo diariamente, Loop Habit Tracker genera una estadística mensual de cada hábito, lo cual puede darte una mejor idea de cómo vas en esos hábitos que te propusiste este año de manera objetiva y medible.

Identifica aquellas actividades del hogar que se repiten y crea un sistema

Quizás en tu lista encuentras actividades que forman parte de la categoría “Hogar” como lavar la ropa, cocinar, aspirar, lavar las sábanas, limpiar los baños, sacar la basura, entre otras. Si te sientes abrumado por todo ese listado de actividades que tienes qué hacer y que muchas veces olvidas por la frecuencia en que puedes o debes realizarlas, te recomiendo que crees un sistema que te funcione considerando el día (o días) de la semana más adecuado para ti.

En mi caso, TickTick es una aplicación que me ha ayudado muchísimo a liberar esa carga mental de saber cuándo es día de lavar las sábanas, limpiar las ventanas, pagar la renta o la luz porque me permite agregar actividades, poner recordatorios y configurar tareas recurrentes sin importar en dónde me encuentre de manera rápida y fácil. La función de tareas recurrentes es una de las que más he aprovechado porque una vez creada la actividad, esta aparece de forma recurrente según la haya configurado, lo cual me da paz mental porque sé que ya no tengo que pensar en esa actividad de forma constante, ya que TickTick me recordará cuando sea el día de realizarla.

Principalmente utilizo TickTick para recordar actividades recurrentes como pagar la renta, la luz, pagar tarjetas de crédito y tareas del hogar en general. ¿Problemas recordando esas actividades que realizas una vez al mes? ¡Con TickTick no tendrás ese problema!

Identifica las actividades “prioritarias” de las “no prioritarias”

Dejando a un lado aquellas actividades que pertenecen a la categoría de “Hábitos” y “Hogar”, se encuentran tareas enfocadas al trabajo, reuniones o compromisos sociales, proyectos personales, citas médicas, entre otras que ya clasificaste en una lista por categoría.

Aquí es donde entra la importancia de identificar qué tareas de estas listas son realmente una prioridad de aquellas que son más como un “estaría bien completarlas si se puede, pero no es el fin del mundo si no se realizan”. Para esto, puedes utilizar las siguientes preguntas para delimitar qué tareas de tu lista son prioritarias y así enfocar tus esfuerzos en ellas durante la semana.

• ¿Qué actividad (o actividades) tiene prioridad sobre todas las demás y debe realizarse en esa semana? 
• ¿Qué es aquella cosa que definitivamente no puedes postergar y que de una u otra forma debes trabajar en ella?

Marca aquellas actividades prioritarias con un asterisco o con algún identificador que te permita distinguirlas del resto de las tareas. 

Designa un día y hora para trabajar en las actividades prioritarias

Ahora que ya identificaste las actividades prioritarias, específica el día y hora en la que estarás trabajando en ellas. Si es necesario, bloquea tiempo en tu calendario para dedicar tiempo a esa actividad en la que debes enfocarte y evita postergarla. 

Programa la cita o actividad en tu calendario digital o en tu agenda física; utiliza el medio que se te haga más sencillo y que vaya contigo. Lo importante es establecer una fecha para realizar la actividad para así marcarla como completada de manera definitiva de tu lista. 

Sé flexible

A veces, la vida sucede. Puedes planear tu semana con anticipación, sólo para darte cuenta que a tu alrededor están sucediendo cosas fuera de tu control que tumban por completo tu plan original. Es normal que en ocasiones, por más que quieras atenerte a tu plan original, tengas que ser flexible y modificar tus planes porque quizás surgen cosas que requieren tu atención de manera más urgente; puede ser que llegue algo que tome prioridad por encima de lo que estableciste como prioritario en un principio y que tengas que cambiar tus planes… esto es parte de la vida.

Recuerda ser flexible cuando esto suceda y trata de no exigirte más de lo que puedes dar en su momento. Quizás esto implique que tengas que dejar de hacer ciertas actividades del hogar para balancear y compensar lo inesperado. Está bien. Tal vez esta semana no podrás cumplir con tus hábitos como lo hiciste la semana anterior. Está bien. No siempre puedes estar en control de aquello que te rodea y creo que es saludable identificar tus límites y, de vez en cuando, postergar ciertas actividades. 

Celebra tus logros

Por más pequeña que sea la actividad que lograste sacar adelante, ¡celébralo! Consiéntete con un cafecito, pidiendo comida a domicilio, viendo una película o separando un día sólo para descansar.

Y con esto concluyo este post. Estas son sólo algunas ideas que pueden ayudarte a realizar tu planificación de tareas semanales y a darte cuenta de cómo manejar tu tiempo efectivamente.

En lo personal me ha servido mucho probar distintas aplicaciones móviles y en computadora para ver cuál me funciona mejor y así facilitar y optimizar ciertos procesos en la planeación de mis actividades. Por lo general utilizo una libreta para hacer mi «brain dump», anoto todas las ideas que tengo en mi mente sin un orden definido y luego las voy categorizando hasta llegar al punto en el que puedo programarlas en las aplicaciones que utilizo. La libreta es el lugar que me permite visualizar todas mis tareas de forma global y es el método que me ha funcionado hasta ahora para despejar mi mente. Escribir las tareas me ayuda a descansar mi mente, me hace sentir que finalmente mi cerebro puede olvidarse de esas tareas pendientes por realizar porque ya se encuentran físicamente escritas en un lugar.

Como ven, este es un proceso muy personal. Todos somos distintos y puede que a unos nos funcionen ciertas cosas y a otros otras. Si tú, por ejemplo, te identificas más con llevar una agenda física o una libreta para planear todas tus actividades ¡adelante! ¡Es completamente válido! Al final del camino, lo importante es que logres crear un sistema que te facilite el planear tus tareas y que te permita ver el progreso que vas haciendo día con día.

NOTA: Los comentarios que hago sobre Loop Habit Tracker y TickTick son completamente mi opinión personal. No obtengo ninguna remuneración económica por mencionarlos en este post.